Çoğu organizasyon ve grup bir amaç doğrultusunda birleşir ve organizasyon ya da grup tarafından yapılan tüm eylemler de bu amaca hizmet etmeye yöneliktir… ya da değil mi? Kolaylaştırma becerileri ve bir Kolaylaştırıcının rolü, bir grup insanın başarmak için belirlediklerini başarmasına yardımcı olmada en önemli noktadır. Çevik koçluğun en önemli yetkinliklerinden biri kolaylaştırma becerisidir. Bu yazımızda kolaylaştırma becerisine genel olarak bakacağız.

Kolaylaştırma, bir toplantının, bir çalıştayın, bir eğitim seansının veya bir hedefe ulaşılmasını gerektiren diğer herhangi bir grup etkinliğinin başarıyla sonuçlanabilmesini sağlamak için gerekli olan tüm becerileri içerir. Çevik koçlar , Scrum Masterler çalıştıkları takımlarla ve organizasyon birimleriyle kolaylaştırma becerisini kullanarak grubun en etkili ve verimli şekilde harcadıkları zamanın karşılığını alabilmeleri için bu becerilerini geliştirmek durumundadırlar.

Kolaylaştırma bir toplantıya veya öğretime başkanlık etmekten nasıl farklıdır?

Bir miktar benzer, bir miktar farklıdır.  Kolaylaştırmayı karakterize eden diğer toplantı yönetimi veya bilgi aktarımı biçimlerine kıyasla bazı önemli şeyler vardır. Özellikle:

1. Bir kolaylaştırıcı bir rehberdir ve insanların süreç boyunca hareket etmesine yardımcı olur. Kolaylaştırıcı herhangi bir sonuca ilgi duymaz, ancak katılan insanlardan fikir alarak yardımcı olur ve sonuca ulaşılmasını sağlar.
2. Kolaylaştıcı, insanların üzerinden çalıştıkları konudan daha fazla nasıl çalıştıklarına ve nasıl elde edeceklerine odaklanır.
3. Bir kolaylaştırıcı tarafsızdır ve taraf tutmaz

Kolaylaştırıcılar çalıştay ya da toplantıya katılan herkesin en yüksek katkısına alabilmek üzere ve amaca ulaşabilmek için toplantıyı nasıl yapılandıracaklarına odaklanırlar.

Normalde başarılı bir kolaylaştırma aşağıdaki üç öğeye bağlıdır: Süreç, İlişki ve Sonuçlar.  Bu başlıklar altında aşağıdaki unsurlara dikkat etmeniz önemlidir

Bir Çevik koç olarak Koçluk şapkasını taktığınızda takımın kendi kararlarını alabilmesi ve alınan kararları icra etmekten kendilerini sorumlu hissetmeleri için tarafsız kalarak süreci yönetmek ve kendinizi bu anlamda kısıtlamak zordur. Çünkü siz aynı zamanda Çeviklik konusunda konu uzmanısınız ama danışmanlık, eğitim ya da mentor rollerine geçmeniz gerektiğinde dikkatli olmanızı tavsiye ederiz. Kolaylaştırıcı şapkanız ile bu şapkaları ayırmaya özen göstermelisiniz.  Kolaylaştırıcı olarak bulunduğunuz bir çalıştayda diğer rollere fazla geçiyorsanız ve uzun süre kalıyorsanız kolaylaştırıcıdan beklenen davranışlar ve  faydanız eksik kalacaktır. Bu tarz durumlar için tavsiyemiz katılımcı olarak girdi paylaşmanız beklenen çalıştay ya da toplantılar için farklı bir Çevik koç ya da Scrum Master dan kolaylaştırıcı rolünü üstlenmesini izlemeniz olabilir. Örneğin biz agile42 Çevik koçları olarak 2 ayda bir Berlin’de düzenlediğimiz Koç Kamplarında 2 arkadaşımızı kolaylaştıcı olarak belirliyor ve bu 2 günlük çalışmalardan en yüksek verim elde etmek ve hedefe ulaşabilmemiz için onların rehberliğinde içeriğe odaklanarak daha rahat çalışıyoruz.

Bu blog yazısının devamında kolaylaştırmaya ilişkin bahsettiğimiz 3 faktörün detaylarını içeren yazılarımızı da paylaşıyor olacağız.