Bu yazımda, bir ayı geçen karantina günlerinde, uzaktan bağlantı sırasında etkileşimlerimizi daha etkili yönetebilmek hakkında önerilerimi bulabilirsiniz.

Çevik Manifesto ilk maddesi şöyle der:

Bireyler ve etkileşimler süreçler ve araçlardan daha değerlidir.

Çeviklik eğitimlerinde uzun uzun konuştuğumuz bir madde.Çevik çalışma pratiklerinin merkezinde insan bulunur ve aynı havayı soluyamadığımız bu günlerde insan insana bağı nasıl devam ettirebiliriz?

“İnsan insana yada sosyal bağlantı” veya “psikolojik bağlantı” takımlar için sanal ortama geçmeden evvel de önemliydi, şimdi çok daha önem kazandı.Sosyal bağlantı, bir ekibin performansının artmasını sağlayan bir bileşen.Nedeni psikolojik güvenlik sağlaması ile kişileri birbirine bağlayan bir temeli oluşturması.Bu sayede performans ivme kazanıyor.Yani bir takımda;

• Güvenin yüksek olması
• Kırılganlığın paylaşılabilmesi
• Bir hedefin olması

O takımın, takım olması için olmazsa olmazlarından.

Takımda içerisinde güven dediğimizde:

Risk almak, fikirlerini dile getirmek, hata yapmak veya soru sormak konusunda herkesin rahat ve güvende hissetmesinden,

Güven sağlanınca kırılganlık dediğimiz “yapamamak, bilememek” yada “iyi hissetmemek” gibi içimizde olumsuz olanı rahatlıkla paylaşılabilmesinden,

Ekibin bir hedef etrafında birleşmesi de, takımdaki herkesin kolektif bir bilinç etrafında birleşmesi ve nereye koştuğunu bilmesinden bahsediyoruz.

Bu konuda Daniel Pink’e ait Drive ve Patrick Lencoini’nin Ekiplerin 5 Temel Aksaklığı kitaplarını öneririm.

Uzaktan çalışma sırasında, tüm bu yukarıdaki kriterleri gerçekleştirmiş olan takımlar için neredeyse birçok konu sorunsuzca hallolabilir.Ancak takımlar, sanal ortamda çalışmaya başlamadan evvel bu konularda gelişim sağlamadığıda, sanal ortamda güvene, kırılganlık paylaşılabilmesine ve ortak hedef bilincine çok daha fazla ihtiyaç hissediliyor.Aslında sanal ortama geçmek sadece teknolojiyi sağlamak değil aslında.Bireyler tarafındaki konular çözülünce, araçlar ile bir sanal takım olunabiliyor.

Sosyal bağlantıyı korumak adına ise önerilerimiz şöyle:

Çalışma Anlaşması

Çevik çalışan takımların normalde bir çalışma anlaşması vardır.

Çalışma anlaşması içeriğinde “takım birlikte çalışırken en verimli ve en huzurlu nasıl çalışabilir”sorusunun cevabı aranır.

Çalışma anlaşması devamlı güncellenir ve takımda kararların alınması noktasında hem hız hemde kalite kazandırır.

Biz bu nedenle diyoruz ki; takımlar eğer daha önce oluşturulmadıysa mutlaka bir çalışma anlaşması yapmalıdır.Sanal çalışmaya geçme ile birlikte:

-Kararlarımızı nasıl alırız?

-Neyi hep yapalım?

-Neyi hiç yapmayalım?

-Sanal ortamda neler bizi besler?neler bize geri adım attırır?

-Hangi toplantılarımız, kaçar saat olmalı?

-Toplantı süresi dolunca ki, sanal ortamda konuşmalar uzamakta, ne yapalım?

-Öğrenimlerimizi takıma nasıl yayalım?

gibi ortak ihtiyaç ve sıkıntılara ortak çözümleri sağlayacağınız bir workshop ile bu anlaşmaları sağlamanızı öneriyoruz.Eğer hali hazırda bir çalışma anlaşmanız var ise onu tekrar ziyaret edin ve sanal ortam için yeni maddeler ekleyin.

-Eskiden sabahları bir defa toplantı yapardık, şimdi günde kaç defa görüşelim?

-Önceden alınan bir kararı yüz yüzeyken nasıl yapardık ama artık bu karar için şimdi ne yapmalıyız..gibi size yeni ne varsa masaya yatırın ve ekip olarak karar alın..

Ritüellerin Tekrar Değerlendirilmesi

Ritüeller de çalışma anlaşmasının bir parçası aslında.

-Ekip olarak haftaya ve güne nasıl başlanır, nasıl bitirilir..Happy hour yapar mıyız mesela…

-Hangi aralar ve yeniden bir araya gelmeler olacak?

-Toplantılarımıza insani bağlantıyı katmak için bir buz kırıcı ekler miyiz?

-Toplantılara başlarken check-in(yani bağlantı anında neler paylaşmalıyız) nasıl yaparız?(yoklama yapmayacağız sonuçta:)

-Sosyal bağı artırmak için toplantılar öncesi ve sonrası bir informal saatimiz olmalı mı?

gibi çocukluktan beri bize güven vermiş olan ritüel sistematiğini sanal ortama mutlaka taşıyın..

İnsani etkileşim ve Dijital Persona

Yapılan araştırmalarda uzaktan çalışma pratikleri sırasında insanların ufacık bir sorudan bile alıngan olabileceği tespit edilmiş.Karşıdaki kişi ile görüntülü konuşsak bile dijital bir ortamda bu yanlış anlaşılmalar daha fazla olabiliyor.Bağlantı kalitesi gibi etkenlerde işin içine girince tepkilerimiz zamanında ulaşamıyor mesela.Bu nedenle önerimiz dijital persona kullanmanız olabilir. Ekipçe, dijital persona yaratarak karşı tarafın yüz ifadesini yakalamak ve konuşmaları bu yansımaya göre yürütmek toplantıların verimini sağlayacaktır.Bu sayede karşı tarafın ne hissettiğini anlayabiliriz.Ofiste yüz yüze toplantılarınızı hatırlayın, hislerimiz ve ön sezimiz ön plandadır. Sanal ortamda bunun eksikliğini yaşamamanız adına bir çözüm olabilir.

Son olarak; Kararları ekibe bırakmaya başlayın

Özellikle lider konumundaki arkadaşlara seslenmek isterim:Karar alma sırasında belirlediğiniz bir ön anlaşma ile -yani nelerde ekip, nelerde yöneticiler karar almalı-ona uygun olarak kararları ekiplere bırakın.Nedeni ise; kararları siz alırsanız ekip sahiplenmez ve sonucun çıkması ya zaman alır yada kaliteden ödün vermiş olursunuz.Bunu sağlamak için sıkı bir ön çalışma yapmayı hatta ekiplerden neyin kararlarını alma konusunda kendilerini yetkin hissettiklerini isteyin ve beraber bir konsensusa varın derim.Aslında bu pratik uzaktan çalışmasak ta hep önerdiğimiz, kendi kendini örgütleyen takımlar için ilk adım.Çevik takımlarda, takım yapısına uygun olarak, zamana ve plana göre hareket edildiğinde, sorumluluk alma ve hedefe ulaşma konusunda olumlu etkilerini her zaman görmekteyiz.

Tüm bunlara başlarken ve devam ederken önerimiz şeffaf olmanız ve deneysel yaklaşmanız olacaktır..Her deneme bir etki yaratacak ve sizi bir adım öne taşıyacaktır.Denemek ve bir öncekinden vazgeçmek aslında size zaman kaybettirmeyecektir..