Bu blog post yazısının orijinali İngilizce olarak sevgili Birge Elif Kahraman tarafından yazılmış ve yayınlanmıştır. Yazının İngilizce orjinaline buradan ulaşabilirsiniz.Türkçeye çeviri konusunda da son okumaları kendisi yapmıştır. 2022 yılının başında tüm kurumlar geçmiş hedefleri ve iş sonuçlarını gözden geçirme yeni hedefler belirlemek için yoğun mesailer harcıyorlar. OKR’ler hakkında daha fazla bilgi edinmek ve pratik örnekleri görmek isteyenler için bu makaleyi Türkçe olarakta paylaşıyoruz.

İster öğrenci, ister çalışan veya girişimci olun, doğru hedefleri koymak sizi başarıya taşıyacak faktörlerin başında gelir. Hedeflerinize doğru ilerlerken, attığınız adımların gerçekten sizi oraya taşıyıp taşımadığını tartmanız gerekir. Bunu yapmanın en kolay yolu hedefinizi daha küçük parçalara ve ölçülebilir sonuçlara bölmektir. Hedefler ve anahtar sonuçlar olarak çevirebileceğimiz “Objectives and Key Results” veya kısaca OKR yöntemini kullanmak sizin için mükemmel bir çözüm olabilir.

OKR nedir?

OKR (veya OKR’ler), Hedefler ve Anahtar Sonuçlar anlamına gelir. Bir şirketin, ekibin veya bireyin hedeflerini belirlemek için kullanılan bir metotlardan biridir ve hedef temelli yönetim anlayışına dayanır. İlk defa Andrew Grove tarafından Intel firmasında uygulanmıştır.

OKR kullanımının en büyük avantajı, organizasyon ve şirketler içerisinde hedefler etrafında şeffaflık yaratması ve çalışanları bu hedeflere ulaşmak için daha uyumlu ve kararlı hissetmelerine yardımcı olmasıdır.

OKR’ler tek başlarına kullanıldığında yanıltıcı olabilen metriklere odaklanmaktan ziyade, amaca ve çıktılara odaklanır. Birincil öncelik değer üretmektir.

OKR’ler içindeki Objective, yani Hedef, en sonunda gitmek istediğiniz noktadır. Hedefinizi belirlediğinizde, o Hedefe nasıl ulaşacağınızı açıklayan Anahtar Sonuçları, yani KRlarınızı, tanımlamanız gerekir. Anahtar Sonuçlar, size ve kuruluşunuza başarı getiren görünür ve ölçülebilir sonuçlardır. OKR’larla çalışırken, Anahtar Sonuçlarınızı gerçekleştirmenize yardımcı olacak tüm proje ve görevleri “İnsiyatifler” olarak adlandırıyoruz.  

John Doerr, OKR’leri ünlü kitabı “Önemli olanı ölç” içerisinde şöyle özetliyor: “Hedefler ve Anahtar sonuçlar, hedef belirlemenin Yin ve Yang’ı gibidir – ilkeler ve pratikler, vizyon ve uygulama.”

OKR Örnekleri

OKR’leri kavram olarak bilseniz bile, örnekler olmadan nasıl çalıştıklarını tam olarak anlamak zor olabilir. 

Hedef Örnekleri

John Doerr’in Önemli olanı ölç ,  kitabındaki tanıma göre Hedefler anlamlı, somut, eyleme yönelik ve (ideal olarak) ilham verici olarak tanımlanır. 

O zamanlarda OKR’ler olmamasına rağmen, John F. Kennedy’nin Mayıs 1961’de Kongrede yaptığı konuşmada Hedeflere örnek olabilecek çok güzel bir sözü vardır  “Ulusumuz, bu on yıl sona ermeden önce bir insanı aya indirmeye ve güvenli bir şekilde dünyaya geri getirmeye taahhüt etmelidir.

Buna benzer farklı hedefler şu şekilde olabilir;

• İstanbul’daki her evde Karbon ayak izini azaltmak
• Şirketin web sitesini daha kullanıcı dostu yapmak
• Yıl bitmeden İleri seviye Ürün sahibi sertifikasyon sürecini tamamlamak

Anahtar Sonuç Örnekleri

Yazar Christina Wodtke’nin Anahtar Sonuçlar hakkında şöyle der; “Onları ulaşamayacağımdan birazcık endişe ettiğimde doğru Anahtar Sonuçlara sahip olduğumu anlıyorum,” 

Anahtar Sonuçlar, yolculuğunuzun “nasıl” bölümünü temsil eder. SMART (belirli, ölçülebilir, eyleme geçirilebilir, gerçekçi ve zamana bağlı) olmanın yanı sıra iddialı ve doğrulanabilir olmalıdırlar. Sonuçlar üzerinde doğrudan bir etkiye sahip olmalı ve bunları ölçebilmelisiniz.

Yukarıdaki Hedef örneklerinden biriyle devam edersek, ilgili Anahtar Sonuçlar aşağıdakiler gibi olabilir:

• Şirket web sitesini daha kullanıcı dostu hale getirin.
  • KR1: Yüklenme hızını %20 arttırın
  • KR2: Satın alma akışını 6 adımdan 3 adıma kısaltın
  • KR3: NPS’yi 65’ten 75’e çıkartın.
  • KR4: Yinelenen ziyareti 4. Çeyrek için %10 yükseltin.

Neden Hedeflere ve Anahtar Sonuçlara ihtiyacımız var?

OKR süreci, önemli olana odaklanmanıza yardımcı olarak fikirlerinizi hayata geçirir. Birçok ekip ve kuruluş dikkat dağınıklığından muzdariptir. Dikkat dağıtıcı şeyler, bir hedefe doğru çalışırken ortaya çıkan, ancak aslında bu hedefe ulaşmaya yardımcı olmayan, görünüşte iyi olan fikirlerdir. Herhangi bir ek değer getirmeden sadece size aşırı yüklenirler veya değerli zamanınızı alırlar.  

OKR’ler odaklanmanın yanı sıra, uyum, netlik ve ulaşılabilir taahhütler oluşturmak ve ilerlemeyi izlemek için de harikadır. 

OKR sadece bir hedef belirleme metodundan daha da fazladır; sürekli iyileştirmenin ve kültürel değişimin de önemli bir parçasıdır. Stratejiden süreçlere, kültürel alışkanlıkları değiştirmeye ve hatta bireysel gelişime kadar işin her yönünü içerir ve her bireyin katılımını gerektirir.

Hedefler ve Ana Sonuçlar Nasıl Yazılır?

OKR’lerin belirlenmesinde şirket strateji ve vizyonuna hizmet etmesi için organizasyonun her seviyesinden her departmanın dahil olması gerekir. İdeal olarak, bir kişi (veya ekip) yalnızca bir Hedef ve en fazla beş Anahtar Sonuca taahhüt etmelidir. 

Bu süreç , özellikle şirketinizin yapmaya alışık olduğu tüm gereksiz görevleri ve süreçleri temizlemeyi gerektirebileceğinden, başlangıçta bazı cesur kararlar almayı gerektirecektir. Alışık olduğumuz şekle “Hoşçakal” demek ve daha önce yaptığınız zor işleri ortadan kaldırmak asla kolay değildir. Ancak, bazı işler artık OKR’lerinizle uyumlu değilse, cesur olmanız ve önemli olana odaklanmanız gerekir. 

Birinci adım: İş önceliklerinizi tanımlayın 

OKR’leri kullanmaya başlamak için, uzun vadeli iş önceliklerinizi tanımlamaya başlamanız gerekir. Tüm geleceğinizi hemen planlamanıza gerek yok: Önümüzdeki 12 aylık dönem için üç ila dört öğe iyi bir başlangıçtır. Bu öncelikler, kurumsal OKR’lerinizi oluşturacaktır. Bu ilk adım stratejik düzeydedir ve yıl için yönünüzü belirlemenize yardımcı olur.

İkinci adım: Yıllık hedeflerinizi daha küçük hedeflere kırın

Yıllık, üst düzey stratejik OKR’leriniz hazır olduğunda, bunları taktik OKR’lere  parçalamaya/kırmaya başlayabilirsiniz . Taktiksel OKR’ler sizi bir seviye aşağı, operasyonel seviyeye getiren OKR’lerdir.  Bunlar üç aylık OKR’lerinizdir ve  önümüzdeki 90 güne odaklanmanıza yardımcı olacaktır.

Üçüncü adım: Ekibinize nasıl katkıda bulunabileceklerini sorun. 

Organizasyonel ve taktik hedefler tanımlandıktan sonra, ekibi bir araya getirmenin zamanı gelir. Ekibinizle etkileşim kurup, aşağıdan yukarıya bir yaklaşım benimseyin ve ekip üyelerinizden bu OKR’lere ulaşmak için en iyi şekilde nasıl katkı sağlayabileceklerini öğrenin. Hedefleri hayata geçirecek kişiler bu kişiler olduğundan, ekibinizi bu aşamaya dahil etmek çok önemlidir. Bu adımın amacı, Anahtar Sonuçlarınızı tanımlamaktır. 

Dördüncü adım: Projeleri ve girişimleri/insiyatifleri planlayın

Son olarak, ekipler bir araya gelebilir ve OKR’lerini yerine getirmek için yapmak istedikleri projeleri veya girişimleri planlamaya başlayabilir. 

Beşinci Adım

OKR ilerlemesini takip etmeniz gerekir. Haftalık veya iki haftada bir yapılan toplantılar süreç, ilerleme ve akış hakkında konuşmak için idealdir. Şeffaflık ve hesap verebilirlik yaratırlar ve engelleri çözerler.

Çeyrek sonunda tüm OKR sonuçlarınıza ulaşamazsanız cesaretiniz kırılmasın. Şirketler ilk döngülerinde nadiren OKR’lerine ulaşabilirler. OKR’ler kademeli olarak olgunlaşacak ve gelişecektir. “Mükemmellik iyinin düşmanıdır” sözünü asla unutmayın: her şeyi erkenden mükemmelleştirmeye çalışmak uzun vadeli iyileştirmenin önüne geçebilir. 

Netlik Piramidi

Üst düzey, uzun vadeli hedefler ve kısa vadeli planlar arasında bir denge oluşturmak zorlu bir iştir. Asana’nın “netlik piramidi” , işlerin nasıl birbirine uyduğunu görmenin yoludur. Her bir günlük görevin genel şirket stratejisine ve misyonuna nasıl uyduğunu belirleyebilirsiniz. Netlik piramidini kullandığınızda, kuruluşunuza sorumluluk, strateji ve amaç sağlarsınız. OKR’lerinizi iç içe OKR’ler ve ritmini yapılandırmanıza da yardımcı olur.

OKR’leri kademeli şekilde dağıtmak

Kademeli dağıtım, OKR’lerin işlevsel olarak ayrıştırılmasıdır. OKR’leri organizasyona dağıtma süreci şu şekilde çalışır: üst düzey Hedefler yukarıdan yönlendirilir,  akış bireylere üst seviyelerden olur. Daha sonra, belirli Anahtar Sonuçların sahipliğini alan çalışanlar, bilgiyi aşağıdan yukarıya doğru iletir. 

Bu, gerçekçi OKR’leri taahhüt etmenin sağlıklı yoludur, çünkü herkesin dahil olması için bir fırsat verir. Ancak, yanlış ellerde, hızlı bir şekilde hiyerarşik/yukarıdan aşağıya komuta aracına dönüşebilir ve ekibin özerkliğini ortadan kaldırabilir. Yönetim, OKR’leri asla bir kontrol mekanizması olarak kullanmamalıdır. OKR’ler istenen sonuçlara nasıl ulaşılacağına karar veren yetkilendirilmiş ekipler için en iyi şekilde çalışacaklardır. Bir organizasyon olarak, amaçları çift yönlü hedef belirleme ile dengeleyebilmelisiniz.

OKR Döngüsü boyunca ilerlemeyi ölçmek

OKR’ler, hedefleri belirlemek ve bunlara ulaşmak için bir araçtır. Bu, OKR’lerinizi yazmak ve gözden geçirmek için organize, analitik ve inisiyatif odaklı bir yaklaşım benimsemeniz gerektiği anlamına gelir. Bunu yapmanın iyi bir yolu, haftalık OKR ilerlemenizi tartışmak için haftalık veya iki haftada bir toplantılar düzenlemektir. 

OKR’leri hangi sıklıkla gözden geçirmelisiniz?

Farklı OKR seviyelerini kontrol etmek ve ayarlamak farklı ritimler gerektirir: örneğin, büyük yıllık hedefleriniz yıllık gözden geçirme gerektirebilirken, operasyonel OKR’ler haftalık ilerleme toplantılarına ihtiyaç duyar. Bu, şirketinizin belirtilen hedeflerine yönelik bireysel ve toplu ilerlemenizi tartışmak için harika bir zamandır. Bu toplantılar sırasında, OKR’lere olan güveninizi de kontrol etmeli ve haftanın önceliklerini gözden geçirmelisiniz.

Bu sıklığı Scrum ritüellerinizle senkronize etmek faydalı olabilir. Girişimler/insiyatifler  sprint hedeflerine bölünebilir ve her inceleme sırasında ilerlemeyi görmek mümkündür. Retrospektif toplantıları , süreçlerinizi ve işbirliğinizi geliştirmek için iyi bir fırsattır.

OKR’ler ve KPI’lar: Fark nedir?

OKR’ler, şirkette olup biten her şeyi takip etmek için tasarlanmamıştır. OKR’ler ulaştığınızda ciddi etkileri olacak hedeflere yönelik düzenlenir. KPI’lar veya Temel Performans Göstergeleri, şirketin günlük, her zamanki gibi iş yönlerine daha fazla odaklanır. Bir KPI, amaçlanan sonuca doğru ilerlemen kritik bir göstergesidir. İşletmenizde birçok farklı şeyi ölçebilirsiniz, ancak bunlardan yalnızca birkaçı kuruluşunuz için çok önemlidir. Bu önemli göstergeler KPI’larınızdır.  

Bunu bir araba yolculuğunun analojisi ile anlatabiliriz. Hedefler varış noktanızdır ve Anahtar Sonuçlar bu varış noktasına giden yoldur. Bu örnekte KPI’lar, motorunuzun doğru çalıştığını gösteren aracınızın kontrol panelidir. Tıpkı arabanızın gösterge tablosundaki sayılar gibi, genel iş performansınız, riskleriniz ve diğer tüm faaliyetleriniz KPI’larla ölçülür. KPI’lar, bir şeyin çalışıp çalışmadığını hemen size söyleyen doğrudan göstergelerdir. 

KPI ve Anahtar Sonuç (KR)  aynı şey midir? 

KPI’lar ve KR’ler aynı şey değildir. Ancak bazı durumlarda bir KPI, Anahtar Sonuç haline gelebilir. Bunun için aşağıdaki kriterlerin tümünü karşılaması gerekir.

•  Bir taban çizgisi, hedef değeri, zaman çerçevesi ve bir sahibi olması gerekir.
•  Sizi vizyon ve stratejinize doğru ilerletme amacına sahip olmalıdır. 

Örneğin, gelir, KPI’larınızdan biri olabilir. Başlangıç seviyesnizi ölçerseniz, üç aylık bir zaman kutusu için iddialı ancak ulaşılabilir bir hedef belirleyebilirsiniz. Taktik Hedefiniz “dünya çapında satış büyümesini sağlamak” ise, gelir KPI’nizi KR olarak ekleyebilirsiniz: “Geliri dördüncü çeyrekte 3 milyon dolardan 4 milyon dolara çıkarın.” 

Sağlık metrikleri başarınıza katkıda bulunabilir

Sağlık Metrikleri, işinizi sürdürmek için göz kulak olmanız gereken, bir arada kümelenmiş diğer tüm şeylerdir. Takım Ruh Halinden Müşteri Memnuniyetine veya Kod Sağlığına kadar değişebilirler. Trafik ışıklarını veya diğer herhangi bir ölçüm yönetimini kullanabilirsiniz. Sadece radarınızı gereksiz bilgilerle doldurmadığınızdan emin olun. Güncel verilere sahip olmak da önemlidir.

OKR’lerin başarısında şirket kültürü önemli bir rol oynar

OKR’ler ile çalışmaya başlamak sadece proje yönetimini değiştirmekten fazlasını gerektirir. Bu yeni bir çalışma şeklidir. İnsanların iddialı ve zorlu hedefler belirlemekten, başarısız olmaktan ve öğrenmekten korkmadıkları güvenli bir şirket kültürü esastır. Herhangi bir kültürel dönüşümde olduğu gibi, değişim de hemen olmayacaktır. Ancak ekibi hizalamaya ve dahil etmeye odaklanırsanız, şirketin dinamiklerini birkaç ay içinde dönüştürmek mümkündür. Bunu başarmak için, misyonunuz ve kararlı hedefleriniz önce gelmelidir. Ekip konuşmakta ve anlaşmazlıklarda rahat hissetmelidir. Kötü haberleri ve engelleri korkmadan dile getirebilmelidirler.

Sonuç

Tutarlılık ve odaklanma, ister uzun vadeli ister kısa vadeli olsun, hedeflerinize ulaşmanın iki büyük anahtarıdır. Zamanla, hedefleriniz ve başarılarınız eklenecek ve başarınızın yapı taşları haline gelecektir. OKR tekniği, ekibinizin yeteneklerini artıracak ve doğru şeylere odaklanacaktır. Şirket kültürünüzü daha açık ve işbirlikçi bir şekilde değiştirecektir. Yolculuğunuzdaki tüm öz yansımalar sizi daha esnek ve uyumlu hale getirecektir. Son olarak, başarılarınızı kutlamayı, başarısızlıklarınızdan ders almayı ve ekip üyelerinize güvenmeyi unutmayın.

OKR’ler hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, Measure What Matters John Doerr tarafından yazılan ve Christina Wodtke tarafından yazılan  Radical Focus’u okumanızı tavsiye ederiz.

Hedef belirleme konusunda yardıma mı ihtiyacınız var?

Hedef belirleme, başarının en önemli göstergelerinden biridir, ancak aynı zamanda doğru olması en zor olanlardan biridir.ve agile42 Kurumsal Öğrenme Programına kaydolun özel iş ihtiyaçlarınıza göre özel eğitim ve koçluk ile ekibinizi başarıya ulaştırmanıza yardımcı olabiliriz. bizimle iletişime geçin  Daha fazla bilgi için [email protected]’a yazabilirsiniz.