Agile felsefenin en temlinde yatan sistemlerde biri Yalın Düşünce sistemi. Eğitim verirken yada koçluk çalışmalarında bu konuyu şu şekilde aktarmayı seviyorum.” Yaptığınız ürüne, müşteriye ve size değer katmayan her şey sizi yalınlaşmaktan uzaklaştırır.” Yeni yılda bireysel hedeflerimden birisi yalınlaşmak, sadeleşmek. Bu yazıdaki amacım bu felsefeyi kısaca özetlerken kendim için de amaç edindiğim yalınlaşma yolculuğumda bireysel olarak neler yapabileceğimi keşfetmek ve varsa sizinde ihtiyaç ve hedefleriniz arasında size de bir alan açma motivasyonu yaratmak.

Bunun içinde bir kaç aşamalı bir pratik ve soru seti kendim uyguladığım gibi burada paylaşmak istedim. Bu pratiklerin çalışma hayatında takımlarla, liderlerle , ister yazılım ürünü olsun, ister farklı bir ürün ve hizmet olsun bir çok aksiyonun alınmasına ön ayak olduğunu deneyimlediğimden bu akışı sizlerde ister çalıştığınız ürünler, süreçler ve işleriniz için isterseniz benim de şu anda pratiğini yaptığım ve soruları özelleştirdiğim gibi  gibi bireysel olarakta kullanabilirsiniz.

Şimdi yalınlığı açıklarkenki tanımı buraya tekrar ekliyorum. Yaptığınız ürüne, müşteriye ve size değer katmayan her şey sizi yalınlaşmaktan uzaklaştırır. Hangi alanda çalışacağınızı karar verdikten sonra;

1. sorum bu sözün için sizin ortamınızda nelere karşılık geldiğini keşfetmek, bunun için düşünmek ve not almak. Bunun için basitçe aşağıdaki bir görsel kullanabilirsiniz.

Gördüğünüz gibi gerçekte sadece siyah yada beyaz diye keskin ayrımlar yok dolayısıyla da yaptığımız bazı şeyler değer yaratmasa da zorunlu olduğumuz için yapılan şeylerdir. Buraya bir şeyler yazarken zorunluluk neden kaynaklanıyor diye tekrar düşünmeli ve sonrasında notunuzu almasını tavsiye ederim. Kendimden ve çalıştığım bir çok organizasyon ve takımdan bildiğimiz üzere bazen sistem, süreç, ortam değişse de bazı şeyleri alışkanlık halinde koruduğumuz ve varsayarak ilerlediğimiz için zorunluluk kategorisize sokuyoruz.  Hatta bu aşamada çalışmayı ekiple yapıyorsanız herkesin bakış açısını ve kolektif aklı kullanmak çok faydalı olacaktır. Bireysel olarak yapıyorsanız da güvendiğiniz birisinden size görüş bildirmesini isteyebilirsiniz. Ben bu çalışmayı yinelemeli bir şekilde ve görüş alarak bir kaç günde tamamladım. Uff neler çıkmadı ki:)

2. soru ise biraz daha derinleşip bunların sebeplerini ve kaynaklarını bulmaya odaklanmak.

Yalın düşünceye göre bizi yalınlaştırmaktan , sadeleşmek uzaklaştıran 3 temel israf kaynağı var. Bunlar Japonca olarak şu kelimeler:

Muri: Yani sistemlerin yada insanların aşırı yüklenmesi, bu maalesef başlayan ama bitmeyen işlere, kişilerin yada ekipmanların aşırı yorgunluğuna, kalite problemlerine, hatalı sonuçlara, uzayan işlere neden oluyor. Çok ilginçtir ki matematiksel olarak Little Kanunu olarak bilinen bu gerçeğe rağmen hala yüksek verimlilik sağlamak için sistemleri ve insanları maksimum seviyede yükleme davranışı sürdürülebiliniyor.

Aynı anda çok işle uğraşmak , diğer bir deyimiyle multitasking kimileri tarafından bir yetenek , kimileri tarafındada bir zorunluluk olarak tanımlansa da uzun vadede efektif ve sürdürülebilir olduğunu söylemek güç. Bir yandan da şu söylemleri duyar gibi oluyorum. Ama çok iş, kısıtlı zaman var, ne yapacağız? Profesyonel olarak takımlara önerdiğim ve uygulamaya geçirdiğimiz bir çok pratik var, görünür kılmak, geçmiş empirik veriyi kullanarak ona göre taahhütte bulunmak, süreci kısaltmak için tekrarlayan hataları ve dar boğazlar üzerinde çalışmak, aynı anda çalışılan iş sayısını limitlemek ve en kıymetlilerinden birisi de sıraya koymak. Sadece önceliklendirmek değil ,gitmek istenilen hedef ve yöne doğru etki alanı ve önemine göre ve buna göre bitirdikçe yenisini çalışmaya başlamak. Bireysel hayata uyarlamak içinde sihirli sözcük HAYIR ı hatırlamak ve önem, etki alanı ve önceliklerinizi hatırlamak önemlidir. Zihin ne kadar bulanık ve doluysa  işi bitirmek, kaliteli ve hatasız tamamlamak o kadar zorlaşıyor. Muriyle ilgili baş edebilmek ve aksiyon alabilmek için şunları netleştirmemiz gerekiyor. Hedefim nedir, etki alanım nedir? Başkalarından etkilendiğim ve etkilediğim yerler nelerdir? bağımlı olunan yerleri nasıl yönetmeliyim?Nerelerde darboğazlar yaşıyorum? Nerelerde tekrarlayan hatalar yapıyorum?Bunların sistematik çözümleri ne olabilir.?Beni hedefime taşıyacak olan işleri hangi sırayla yürütmeliyim? Aynı anda kaldırabileceğim maksimum iş yükü nedir? Baya bir soru di mi? En azından ben kendime ve takımıma bunları sordum ve sonrasında en fazla bizi rahatsız edenlerden başlayarak hepsini aynı anda değil çözümlemek üzere sıraya koydum, koyduk.

Mura: Türkçedeki karşılığı gereksiz varyasyonlar, yani standart akış yada sistemi bozan her şey. İş dünyasında bu işlerin farklı büyüklük ve karmaşıklıkta olması, her bir işin tekrar keşfedilmek durumda olması, olağan akışı bozan her türlü unsur olarak ele alınır.Ben bunu  günlük hayatımıza uyarladığımda şöyle karşılık bulduğunu düşünüyorum; karşılaştığımız problemleri çözmek için geliştirdiğimiz iyi pratikler vardır, bu da işler daha da zorlaşmadan müdahale ederek akış içerisinde kalmamızı sağlar. Ancak farklı, yani alışılmışın dışında bir durumla karşılaştığımızda ya da zamanında müdahale etmeyip işleri karmaşık hale getirdiğimizde ise çözüm için harcanacak süre ve efor da artmaya başlar.

Dolayısıyla Mura ile ilgili çalışırken ben şu sorularım kendime . Karşılaştığım güçlükler yada işlerle ilgili göreceli olarak büyüklükleri nasıl? Hangi boyuta ulaştığında benim için yönetilemez boyuta geliyor? Ne zaman müdahale etmeliyim? Büyük sorunları yada işleri sürdürebilir bir tempoda eritebilmek için nasıl parçalara bölmeliyim? (Bu bölme işlemi aynı zamanda bolca öğrenimi de beraberinde getirdiğinden sorun eskisi kadar karmaşık hissettirmeyecektir.)Karşılaştığım engel ve problemlerde ortak noktalar nelerdir? Bunlarda uygulayabileceğim yaklaşımlar neler olabilir. Murayla baş etmenin en yalın tanımı:) Parçala, böl, yönet taktiğidir.

Muda: Bu yalınlığın temelinde olan yapılmasına gerek olmayan aktivitelerin tümü olarak tanımlanabilir.

Yalın üretimde tanımlanmış 7 tane Muda örneği vardır. Aynı şekilde software development alanında içinde bunların karşılıkları var. Aşağıya bu konuyla ilgili daha detaylı araştırma yapmak isteyenler için görsel de ekleyeceğim.(Kırmızı ile yazılanlar yazılım ürünleri için)

Ben Mudayı kendim için keşfederken hem agile koçluk, eğitim işlerimde hem de ev -sosyal hayattaki hedeflerime, iş için müşteri, diğerleri içinde etkileşimde bulduğum insanlar için neler olabileceklerini düşünerek listeledim ve sonra bunları azaltabilmek için neler yapabileceğime biraz kafa yordum.

Yazıda paylaştıklarımı yalınlaşma ve sadeleşme yolculuğunda başlangıç adımlarını atmanız için size yön ve bilgi verebilecek temel noktaları içeren bir model olarak düşünebilirsiniz. Siz de yalınlaşma, sadeleşmek ve daha berrak bir zihin ve sisteme sahip olmak istiyorsanız bu modeli temel alarak , ancak içinde bulunduğunuz bağlama göre özelleştirerek çalışabilirsiniz. Daha efektif ve etkin olmak için kendinize düşünme  ,objektif yansıtma ve geribildirim vermek için zaman yaratma, durmaya ihtiyacımız var. Sonrasında tüm bunların getireceği farkındalıkla harekete geçmek için yerinizde duramayacaksınız. Unutmayın burada da aklınıza gelenleri en önemli ve etki alanınızdakilerden başlayarak sıralandırılmış şekilde ele alırsanız ancak yalınlaşmayı içselleştirmişsinizdir demektir.:)