Çalıştaylar, takım üyelerini sürece dahil etmek, fikir birliği oluşturmak ve karmaşık sorunları çözmek için tasarlanmış etkileşimli oturumlardır. Bu gönderide, çevik atölyelerin ne olduğunu, faydalarını ve etkili atölyeler yürütmek için bazı ipuçlarını keşfedeceğiz.

Çevik atölye çalışmaları nedir?

Agile workshops, yani çevik atölye çalışmaları, çapraz fonksiyonlu takımların veya farklı birimlerde çalışan kişilerin bir araya gelerek belirli bir görev veya sorun üzerinde iş birliği içerisinde çalışmalarını sağlamak üzere gerçekleştirilen oturumlardır.  Bu çalıştaylar doğal olarak zaman sınırlamasına tabidir, yani belirli bir süreleri vardır ve bu süre içinde belirli bir sonuca ulaşmak için tasarlanırlar. Çalıştaylar, takımın ihtiyaç duyduğu herhangi bir konuda olabilir. Aşağıda takımların sık sık karşılaştığı bazı problemler ile ilgili tasarladığımız atölye çalışmalarının bir listesini bulacaksınız. Ama sizin kurumunuzun ihtiyacına özel farklı çalıştaylar da düzenlenebilir.

Çevik Atölyelerin Faydaları

Çevik atölye çalışmaları yürütmenin çeşitli faydaları vardır. İlk olarak, takımların etkin bir şekilde iş birliği yapmasına ve iletişim kurmasına izin vererek siloları ortadan kaldırır ve proje hedefleri ve öncelikleri hakkında ortak bir anlayışa ulaşılmasını sağlar. Atölye çalışmaları, takım üyeleri arasında güven ve saygı oluşturmaya da yardımcı olabilir, bu da katılımın, aidiyetin ve motivasyonun artmasına yol açabilir. Tüm takım üyelerini çalıştaya dahil ederek, herkesin söz sahibi olmasını ve kararların toplu olarak alınmasını sağlar. Bu yaklaşım, tüm kararların tek bir kişi veya grup tarafından alınmasından daha etkili bir yoldur. Yenilikçi ve yaratıcı çözümlere ulaşılmasını sağlar.

Etkili Çevik Atölyeler Yürütmek İçin İpuçları

• Hedefleri tanımlayın: Çalıştaya başlamadan önce, hedefleri ve ulaşmak istediğiniz sonuçları net bir şekilde anladığınızdan emin olun. Bu, çalıştay gündemini tasarlamanıza ve tasarlayacağınız aktivitelerin, hedeflerle uyumlu olmasını sağlamanıza yardımcı olacaktır. Kimlerin katılması gerektiğini de böylece netleştirebilirsiniz.
• Malzemeleri hazırlayın: Atölye başlamadan önce gerekli tüm malzeme ve aletlerin hazır olduğundan emin olun. Buna beyaz tahtalar, post-it notları, keçeli kalemler ve etkinlikleri kolaylaştırmak için ihtiyaç duyabileceğiniz diğer malzemeler dahildir.
• Etkileşimi arttırın ve kolaylaştırın: Çevik atölye çalışmaları etkileşimli ve ilgi çekici olmalıdır. Katılımcıların katılımını sağlamak ve iş birliğini teşvik etmek için beyin fırtınası, grup tartışmaları ve oyunlar gibi etkinlikleri kullanın. Tabi en önemlisi güvenli bir atmosfer yaratın. Bunun için “Çalışma Anlaşması” yapmak çok yararlı olacaktır.
• Etkinliklerin zaman sınırlaması: Belirlenen süre içinde atölye hedeflerine ulaştığınızdan emin olmak için etkinliklere zaman sınırlaması koymak önemlidir. Etkinlik süresi ve planını şeffafça katılımcılarla paylaşın. Her aktivite için belirli bir zaman süresi belirleyin ve buna bağlı kalın.
• Katılımı teşvik edin: İçedönük bireyler ve daha sessiz takım üyeleri dahil tüm üyelerinin katılımını teşvik edin. Herkesin katkıda bulunma şansına sahip olmasını sağlamak için köprü soruları kullanın, beyin fırtınası veya sessiz post-it’lere yazdırma gibi teknikler uygulayarak geniş katılımı sağlayabilirsiniz.
• Takip: Çalıştaydan sonra, sonuçların uygulandığından ve herhangi bir sorun veya kaygının oluşup oluşmadığından emin olmak için katılımcılarla birlikte takip sistemi kurun. Bu, çalıştayın işbirlikçi ve katılımcı doğasını güçlendirmeye ve gelecekteki çalıştaylar için ivme oluşturmaya yardımcı olacaktır.

Etkili çalıştaylar yapmak için fasilitasyon tekniklerini bilen uzmanlarla çalışmak iyi bir alternatif olabilir. Ya da üzerinde çalışacağınız konu uzmanlık gerektiriyorsa bu işi uzmanından öğrenmekte, amaca yönelik kısa bir eğitim tadında atölye çalışması yapmak etkili olacaktır.

Çevik atölyeler, çevik takımların etkili bir şekilde iş birliği yapması ve karmaşık sorunları çözmesi için temel bir araçtır. Bu gönderide özetlenen ipuçlarını izleyerek, takım üyelerinin katılımını sağlayan, fikir birliği oluşturabilecekleri ve takımı daha iyi sonuçlara götürebilecek etkili çalıştaylar düzenleyebilirsiniz.

Ayrıca aşağıda bir listesini bulabileceğiniz çevik takımlarda sık sık karşılaştığımız bazı problemlerin çözümüne yönelik çalıştayları birlikte tasarlayabiliriz. Bu kısa atölye çalışmaları takımların ortak bir anlayış geliştirmelerine, kendi konularına yaratıcı çözüm önerileri getirerek sorumluluk almalarına katkı sağlayacaktır. Ve belki de bilmedikleri teknikleri öğrenerek kullanmaya başlayacaklardır.

Bu uygulamalarla, çevik atölyeleriniz takımınızın başarısının önemli bir parçası haline gelecektir.

Takımlarınızla Yapabileceğimiz Bazı Atölye Çalışmaları:

• Fasilitasyon Temel Bilgileri
• Çevik Proje Yönetimi
• Portfolyo Kanban
• Kapsam Yönetimi ve Önceliklendirme
• Geribildirim Verme ve Radikal Samimiyet
• Çatışma Yönetimi
• Etkili iletişi ve İş Birliği Geliştirme
• Motivasyon ve Sinerji
• Takımların 5 İşlevsizliği
• Liderlik Duruşları
• Çevik İnsan Kaynaklarının Temel İlkeleri
• Performans Değerlendirmelerine Bakış
• Çevik İşe Alım Süreç Tasarımı
• OKR Temel Bilgiler