Günümüz iş hayatında hepimiz zaman zaman çeşitli toplantıları yönetmek durumunda kalırız. Etkili bir fasilitasyon yapmak için birtakım kuralları bilmek gerekir. Kelime anlamıyla bakarsak fasilitasyon kolaylaştırmak demektir. Tüm ekibin sürece dahil olabilmesini, hedefler doğrultusunda rahatlıkla fikirlerini paylaşabilmesi için yapılandırılmış ve uygun bir ortamın sağlanmasını gerektirir.

Kolaylaştırıcılık bir sanattır ve etkili kolaylaştırıcılar, güvenli ve destekleyici bir ortam yaratmayı, katılımcıların tümünü tartışmaya dahil etmeyi ve grubu başarılı bir sonuca doğru yönlendirebilmeyi sağlayan becerilerin bir kombinasyonuna sahiptir. Bu yazıda, kolaylaştırıcılığın temel ilkelerini ve kolaylaştırıcıların başarılı olabilmesi için ihtiyaç duyduğu becerilerin üstünden geçeceğiz. 

Kolaylaştırma, istenen bir sonuca ulaşmak için grup toplantılarına rehberlik etme sürecidir. İster bir yönetim toplantısı, ister bir retrospektif veya bir eğitim çalıştayı olsun, etkili kolaylaştırma, herkesin sesinin duyulmasını ve grubun ortak bir hedefe doğru ilerlemesini sağlamaya yardımcı olur.

Kolaylaştırıcı öncelikle Tarafsız ve Objektif olmalıdır.

Kolaylaştırmanın Temel İlkeleri

• Güvenli ve Destekleyici Bir Ortam Yaratın

Kolaylaştırma, katılımcıların düşüncelerini ve fikirlerini rahatça paylaşabilecekleri güvenli ve destekleyici bir ortam yaratmakla başlar. Kolaylaştırıcılar saygıyı, aktif dinlemeyi ve açık iletişimi teşvik eden temel kurallar oluşturmalıdır. Çalışma anlaşması yapmak en etkili yöntemdir.

• Katılımcıları Etkileyin

Kolaylaştırıcılar, herkesin sesinin duyulmasını sağlamak için tüm katılımcıları sürece dahil etmelidir. Bu, açık uçlu sorular sormayı, yanıtları aktif olarak dinlemeyi ve grubun tüm üyelerinin katılımını teşvik edecek köprü sorular sormayı içerir.

• Süreci yönlendirin

Kolaylaştırıcılar, grubu doğru yolda tutarak ve istenen sonuca odaklanarak süreci yönlendirir. Bu, gündemi net bir şekilde belirlemeyi, zamanı yönetmeyi ve süreci gerektiği gibi uyarlamayı içerir.

• Nötr Kalın

Kolaylaştırıcılar, tüm bakış açılarının duyulmasını ve dikkate alınmasını sağlamak için süreç boyunca tarafsız kalmalıdır. Taraf tutmaktan veya belirli bir konumu savunmaktan kaçınmalıdırlar. Bu konu uzmanı olduğunuz bir toplantıda bir hayli zor bir şeydir ancak, sadece fasilitasyon için oradaysanız bunu başarmalı ve bilişsel önyargılarınızın farkında olarak onları kontrol altında tutmanız gerekir. 

• İşbirliğini Teşvik Edin

Kolaylaştırma, iş birliği ile ilgilidir, rekabetle değil! Kolaylaştırıcılar, katılımcıları ortak bir amaç doğrultusunda birlikte çalışmaya ve herkesin yararına olacak çözümler bulmaya teşvik etmelidir.

Etkili Kolaylaştırıcıların Becerileri

Aktif dinleme: Etkili kolaylaştırıcılar, katılımcıların söylediklerini aktif olarak dinler ve uygun şekilde yanıt verir. Katılımcıların ne hissettiğini anlamak ve buna göre yanıt vermek için beden dilini ve sözel olmayan ipuçlarını okuyabilmelidirler.

Empati: Kolaylaştırıcılar, katılımcıların ihtiyaçları ve endişeleri konusunda empatik olmalıdır. Kendilerini başkalarının yerine koyabilmeli ve onların bakış açılarını anlayabilmelidirler.

Esneklik: Etkili kolaylaştırıcılar esnek ve değişen koşullara uyum sağlayabilir olmalıdır. Gerektiğinde gidişatı değiştirebilmeli ve grubun ihtiyaçlarını karşılamak için süreci ayarlayabilmelidirler.

İletişim: Kolaylaştırıcılar, grubu başarılı bir sonuca doğru yönlendirmek için mükemmel iletişim becerilerine sahip olmalıdır. Fikirleri açık ve öz bir şekilde ifade edebilmeli ve iletişim tarzlarını grubun ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde ayarlayabilmelidirler.

Problem çözme: Kolaylaştırıcılar, süreç sırasında ortaya çıkan sorunları tanımlayabilmeli ve çözebilmelidir. Bu, herkesin yararına olacak çözümler bulmak için eleştirel ve yaratıcı düşünebilmeyi içerir.

Sonuç olarak fasilitasyon  grup toplantılarını başarılı bir sonuca doğru yönlendirmek isteyen herkes için temel bir beceridir. Etkili kolaylaştırıcılar, güvenli ve destekleyici bir ortam yaratır, katılımcıları dahil eder, sürece rehberlik eder, tarafsız kalır ve iş birliğini teşvik eder. Etkili bir kolaylaştırıcı olmak için kişinin aktif dinleme, empati, esneklik, iletişim ve problem çözme becerilerine sahip olması gerekir. Bu becerilerde ustalaşarak, başarılı bir kolaylaştırıcı olabilir ve grupları başarılı sonuçlara doğru yönlendirebilirsiniz. 

Fasilitasyon becerilerini geliştirmek için ICAgile Takım Fasilitasyonu Sertifika Eğitimine (ICP-ATF) katılabilirsiniz