Birbirimize çok yakın oturmamıza rağmen bir süredir görüşemediğimiz bir arkadaşımla geçen hafta yüz yüze bir araya gelerek sohbet etme şansını yakaladık. Planlanmış bir buluşma değildi, buluşma arkadaşımın yıllık izinde iş takibi arasında fırsat yakalamasıyla oldu. Arkadaşım uluslararası bir şirkette yönetici olarak çalışan , geniş bir ekibi olan ve çok deneyimli bir profesyonel. Yılık izni olmasına rağmen izin sonrası önemli olan çalışmaları için toplantı yapacaklarını ve hatta buluşmaya bile yanında bilgisayarını getirmeyi düşündüğünü paylaştı. Arkadaşımı iyi tanırım, mikro management yapma eğiliminde olan bir kişi değildir, ancak çok çalışkan birisidir. 

Bu buluşma bana çalıştığımız çoğu organizasyonda yöneticilerin aynı konudan yani çok yoğun olma , her şeye yetişme durumundaki diğer söylemleri hatırlattı. Yöneticlerin işleri elbette kolay değil, bir sürü yetkinlik, konu uzmanlığı , güven ilişkisi geliştirmeleri , hem astlarına hem de üstlerine karşı sorumlulukları gerektiriyor. Şirketlerde zaman zaman yeni kampanyalar, çalışmalar, kriz durumlarından geçiyor ve zamanın yeterli olmadığı yöneticilerin yoğunluk altında ezildikleri durumlar oluyor ama tüm iş yaşamının bu şekilde olması da çok doğal değil gibi…

Bu da bana tekrar tekrar altını çizerek yönetecilere ve oganizasyonlara kazandırmaya çalıştığımız delegasyon konusunu getiriyor. Zamanla yöneticiler için görev paylaşımı yapmanın yöneticilerin en önemli konularından ve geliştirmesi gereken yetkinliklerden olduğunu görüyorum. Ayrıca bu kavram çalışanların gelişebilmesi , insiyatif alabilmesi için çok önemli. Her işi yönetici yaparsa, her kararı yönetici alırsa ona bağlı çalışanlar nasıl gelişecek ve yaptıkları işe motive olacaklar bu da olayın diğer boyutu.

İngilizce bir kavram olan accountability güzel Türkçe’mizde hesap verebilirlik olarak karşımıza çıkıyor. Sorumluluk ise yine farklı bir kavram. Yöneticiler delegasyon yaptığında sorumluluğu paylaşıyorlar, hesap verebilirlik yani sonuçlardan hesap verme ise devredemeyecekleri  bir durum. Çalışanlarında taşıyabilecekleri, mesleki gelişimlerine katkı sağlayacak bir delegasyon olmalı. Bunun için delegasyonun çerçevesini güzel tanımlayan DECK yaklaşımını tekrar hatırlatıyorum.

İster fiziksel bir karta yazılmış olsun, ister dijital olarak izi tutulmuş olsun DECK kartı, delegasyonu şeffaf ve somut hale getirir ve lider ile takım arasında bir sözleşme haline gelebilir. Bir Kullanıcı Hikayesi gibi, bir DECK kartının metni de bir konuşma için yer tutucu görevi görerek, delegasyon anlaşmalarının şeffaf olmasına yardımcı olur. Beklentiler, dört temel noktanın her biri tamamlanarak tanımlanır ve yönetilir:

Yön(Direction)

Belirli bir sorumluluğun devredilmesinin amacı nedir? Neden takıma taşınsın ki?

Çevre(Environment)

Delegasyonun geçerli olduğu bağlam nedir? Hangi kurumsal kurallar etkilenir veya değiştirilmesi gerekir?

Kısıtlamalar(Constraints)

Karar verirken uyulması gereken kısıtlamalar nelerdir? Kapsam içinde veya dışında neler var? Davranışı yönetmek için hangi kurallar veya yönergeler gereklidir?

Bilgi (Knowledge)

Yeni sorumluluğu yerine getirmek için hangi bilgi veya uzmanlığa ihtiyaç var? Eğitim gerekli mi? İyi kararlar almak için hangi bilgilere ihtiyaç vardır ve bu bilgilere erişilebilir mi?

DECK kartını bir örnekle somutlaştırmak istersek yakın zamanda oluşturduğumuz gerçek bir çalışmayı da aşağıda bulabilirsiniz.

(Gerçek Hayat) Örneği

Çalışanlar, CTO’ya eğitimlere veya konferanslara katılıp katılamayacaklarını sormak zorundalar. Usule ilişkin kısıtlamalar, maliyetlerin tam olarak imzalanması gerektiği anlamına geliyordu. Çalışanın bunları araştırdığı andan CTO’nun onayladığı ana kadar toplam maliyetler 1 $ bile değiştiyse, başvurunun yeniden yapılması gerekiyordu. Asistanın başvuruları kendisinin ne zaman onaylayabileceğini belirlemek için bir DECK kullanıldı.

DECK’inizi yalın ve temiz tutun!