Bir çevik koç için en şahane şeylerden biri; takımlarla çalışmaya başladığınız an ile, takımla artık yolları ayırma zamanı geldiğini anladığınız an arasında, takımın kat ettiği gelişimi gördüğünüz zamandır. Bizler birlikte çalıştığımız takımlarda çevik dönüşümünü genellikle 6 ay gibi kısa bir zaman diliminde deneyimleyebiliyoruz. Aslında ne güzel bir iş yapıyoruz, meyvelerimizi çok kısa bir sürede toplayabiliyoruz, çok emek yoğun bir iş olmakla birlikte çok da keyifli bir iş; takımlara ve genelde çevik dönüşüme hizmet etmek.

Bugün sizlere, Çevik koçların hiç yabancı olmadığı gerçek bir deneyimimi paylaşmak istiyorum. Amacım: tüm çevik koçlara ilham vermek ve hiç yılmadan gayretli davrandıklarında tüm kurumlarda, kuralların çok katı olduğu klasik hiyerarşik organizasyonlarda bile başarabilirsiniz.

Hikaye bu ya, yeni çalışmaya başladığımız bu kurumda da Çevik dönüşüme çok ciddi bir direnç vardı diye hatırlıyorum. Çünkü insanlar iş yapış biçimlerini değiştirmekte, yeni rollere ve sorumluluklara adapte olmakta zorluk çekebiliyorlar. Bilmedikleri için korkabiliyorlar. Dahası başkaları için bu bazı güçlerini kaybetmek! Demek oluyor, artık takımı yönetememek ve eee benim rolüm ne oldu artık bana ihtiyaç yok mu☹diye düşünüp karalar bağlayabiliyorlar. Çevik bir koça en çok ihtiyaç duyulan an da işte bu andır. Bu yolda onlara bilgi ve tecrübelerinizle destek olmak, kendi gerçek potansiyellerini keşfetmeleri için yüreklendirmek ve hatta yönlendirmek, yeni rollerini öğretmek gerekir.

Çevik koç, çok renkli bir kişiliktir; danışmanlık ve aynı zamanda eğitmenlik yapmanızı gerektirir. İşe önce kurumun kültürel dokusunu analiz ederek başlarsınız. Tüm yönetimle birlikte nasıl bir kültürel dönüşüm amaçlıyorsunuz bunu belirlersiniz. Hedef belli olduğunda takımlarla bire bir çalışmaya girişir, çevik bakış açısını, değerleri ve prensipleri takımların içindeki her bireye anlatmaya başlarsınız. Diğer taraftan çalışacağınız yeni çevik çerçevenin Kanban veya Scrum her neyse, nasıl çalıştığını olan işlerin bu çerçeveye nasıl yerleştirileceğini anlatır,mentorluk yaparak deneyimletirsiniz.

Bu hikayeye başladığımızda da önümüzde pek çok engel vardı! En başta arkadaşlarımın değişime haklı direnci! “biz finansal kurumuz burada kural ve prosedürler var”, “çevik çalışamayız, eğer var olan iş akışını takip etmezsek teftiş ve BDDK madde yazar”, “2021-22 yılından bekleyen işler var onları yapmadan bu yönteme geçemeyiz”, “Önceliklendirme  yapacağız ama, önceden yaptığımız analizler ne olacak” “Bize Kanban daha uygun”, “işlerimiz çok büyük, bir sprintte tamamlayamayız”(hayır yapabilirsiniz😊) O zaman 1 aylık sprint koşalım) “iş birimleri bu şekilde çalışmayı asla kabul etmez!”, “PO yok kimlerden seçelim?” “SM gerçekten SM mı? yoksa toplantı daveti atan kişiler mi?” Roller ve sorumluluklar net değil! İş birimi çevik temsilcileri seçilmiş ancak çevik çalışmada üstlenecekleri roller tam olarak belirlenmemiş, üstelik iş birimi nasıl çevik çalışılıyor bilmiyor ki, onun rolü nasıl bu durumda? Velhasıl ortalık toz duman. Tüm işlerin bir düzene sokulması için gerçekten konu uzmanına ihtiyaç var. Bu aşamada birinin nasıl yapılması gerektiğini öğretmesi, danışmanlık, mentorluk, koçluk yapması gerekir. Bu aşamada Profesyonel bir destek alınmazsa takımlarda motivasyon kaybı ve umutsuzluk, çözülme, inanç kaybı yaşanır.

Sıklıkla karşılaştığımız diğer bir sorun ise ki burada da yaşadık: takımların aslında çevik çalıştıklarını scrum koştuklarını düşünmeleri! ancak bunu tam kurallarına uygun yapmamaları.  Takımlar eski alışkanlıklarına göre her sprintte task çekip, task kapatarak ilerliyor, bireysel çalışıyor, çevikliğin temel taşlarından biri olan döngüsel & arttırımlı geliştirme yaparak, her sprint sonunda iş biriminin kullanabileceği, test edilmiş anlamlı bir parça yaratmaya odaklanmıyorlar. Her sprint sonunda bir ürün parçacığı geliştirip, sprint review’lerde müşterilerine sunup, “geribildirim” alamadıkları için: hem bağ kuramıyorlar, hem de anında geribildirim almayıp, bütün iş bittikten sonra müşteriye teslim ettiklerinde; sil baştan birçok düzenleme ve ek talep gelebiliyor. Bu iş birimleri ile aralarındaki gerilimi arttırdığı gibi teslim sürelerini de uzatıyor.

Bir diğer yanılsamada Scrum takımlarının scrum aktivitelerini olması gerektiği şekilde yapmamaları ve sonra bu sistem çalışmıyor diye yakınmalarıdır. Sprint review’ları paydaşlarla yapmamak.  Planlamaya gerekli zamanı aymamak, işleri doğru bir şekilde küçük parçalara bölmemek, dolayısıyla bir sprint içinde bitirememek, Story Pointleri doğru vermemek. Geçmiş sprint metriklerini takip etmedikleri için, takımın full potansiyelinin farkında olamaması gibi pek çok sorunla karşılaşırız. En yaygın yaklaşım ise retrospektifi pas geçmek veya arasıra yapma eğilimidir. Oysa ki çevik olmak demek dönüp dönüp kendine bakmak ve kendini sürekli geliştirmek demektir. Bu takıma verilmiş bir armağan gibidir😊

Velhasıl, ekiplerle birlikte çalışmalara başladık, çok şanslıydık, hem yönetimin desteği, hem de çalışanların en azından bir kısmının çevik çalışma motivasyonu yüksekti. Yavaş yavaş hep birlikte çevik çalışmanın temel taşlarını oturttuk, PO’lar SM’ler seçildi, iş birimi çevik temsilcileri ile görüşüldü, çevik çalışma yöntemi ve beklentilerimiz neler? nasıl birlikte çalışacağımız anlatıldı. Kısa bir süre içinde PO ve SM’lar eğitimlerini tamamlayarak sertifikalarını aldı. Tüm ekipler waterfaldan işlerini çevik çalışmaya döndürmeye başladı. İlk zamanlarda bu oran %30’a %70 gibiyken, daha sonra tüm eski işler kapandı. Product Backlock’tan gerçekten önceliklendirilmiş ve sıralandırılmış işleri çekerek takımlar çalışmaya başladı. Retrospektiflerde takım üyeleri birlikte çalışarak çalışma anlaşmalarını yaptı. Takımlar DoR ve Dod tanımlarına uygun kendi belirledikleri kalite standartlarında uygun iş üretmeye başladı. Üstelik ilk günlerdeki gibi çok yoğun, ne yapacağını şaşırmış, adeta beyinleri yanmış gibi de değiller. Takım içinde iş birliği ve keyifli çalışma ortamı yarattılar. Üstelik önceki dönemlerden daha fazla, anlamlı, gözle görülüp test edilebilen çıktıları var. Yani kısaca herkes paydaşlarda dahil bir oohhh dedi😊 ben buna şeffaf ve çevik çalışmanın getirisi olarak bakıyorum. Buraya kadar anlattıklarım benim gözümden analiz ve çalışmaların bir özeti gibi oldu.

Şimdi sözü ekip arkadaşlarıma bırakıyorum bakalım onlar bu serüveni nasıl değerlendiriyorlar:

Fethi: bu birimde 2,5 yıldır çalışıyorum, yaklaşık 10 aydır çevik çalışıyoruz. Şimdi çevik çalışmanın yararlarını görmeye başladık. Ben developer’ım daha önce işle ilgili analiz yapan arkadaşlara sorduğumuz sorulara geri dönüş çok geç olurdu, ya da analiz o kadar önce yapılmış olurdu ki, hep birlikte tekrar dönüp iş birimlerinin ihtiyacını yeniden değerlendirmek gerekirdi. Bizde onların da ne kadar yoğun olduklarını bilerek tekrar, tekrar hatırlatmaya çekinirdik, maalesef çok beklerdik. Ama şimdi tüm konuları her gün daily’lerde konuşuyoruz, analizcisi, yazılımcısı, testçisi hep birlikte iç içe çalışıyoruz böylece hızlandık, birbirimizi beklemiyoruz, İş birimlerimizde bu tempoya dahil oldu, şimdi çok daha etkin ve verimli çalışıyoruz. Son kullanıcı testlerini daha hızlı ve etkili yapmaya başladık, eskiden olduğu gibi günlerce burada beklemiyoruz. Yılın ilk 6 ayındaki yaptığım işlere bakıyorum, bir de şu anda çıkardığım işlere; net bir şekilde hızlandığımı ve artık daha odaklı ve verimli çalışabildiğimi görüyorum.

Selim: çevik çalışmalar başlamadan önce kendimi aşırı bulanık suda yüzen biri gibi görüyordum. Aynı anda bir sürü farklı konuda çalışıyordum. Görevim proje yönetimi artı analizdi, hangi işi daha öncelikli yapmam gerekir kestirmek zordu, ancak acil ve yasal olanları tabi ki öncelikle yapardık. Paydaşlarla konuşup önceliklendirme yapmak pek mümkün değildi. Şimdi ise PO ile birlikte takım olarak önceliklendirmelerimizi yaparak sprinte iş çekiyoruz. Her sprint sonunda görevimi yerine getirmenin rahatlığı var. Taş üstüne taş koyuyorum (iterasyonlu-arttırımlı geliştirme 😊 ve taahhüdü yerine getirmenin hafifliği). Her analizde yeni bir şey yapıyorum böylece uzmanlığım artıyor. Ekip içinde birbirinden öğrenme en üst seviyeye çıktı. Hatta ben bir analizci olarak bir yazılım dili öğreniyorum.

Ayşegül: Takım olma hissiyatı insanda bir güven oluşturuyor, herkesten destek alabiliyoruz. Resmiyetten kurtulduk. Eskiden başkasının zamanını çalmaktan korkardım şimdi ise takım içerisinde karşılaştığım engelleri, bilmediklerimi açıkça sorabiliyorum. Bu gelişimimi ve iş yapma hızımı arttırdı.

Serdar: takım olarak odaklı çalışmaya başladık. Tek başına çalışmanın getirdiği psikolojik baskıdan kurtulduk. Senkronizasyon sağladık, birimiz bir şeyi yaparken diğeri de o konu ile ilgili hizalanıyor böylece harika bir ritim yakaladık. En önemli katkılarından biri yalınlaşmak diye ifade edebilirim. Takım olarak birimsel ayrımlar olmaksızın tek hedefe koşuyoruz. Her retrospektifte daha nasıl gelişebiliriz diye bakıyoruz.

İlbüke: çevik çalışmanın en büyük getirisi iletişim diyebilirim. Birbirimizin stilini öğrendik, anlaşabilir miyiz gibi bir endişem kalmadı, rahatlıkla soru sorup destek alabiliyoruz. Kısa sürede çok şey öğrendiğimi ve hızlıca adapte olduğumu düşünüyorum.

Stajyer öğrenci: bu işe çok yeni başladım ama daha hızlı öğreniyorum, ekip arkadaşlarım daima destek oluyor, bu doğru yönde ve hızlı ilerlememi sağlıyor.

Mert: çevik çalışmada takım ruhu ön planda, takımları oluşturduktan sonra adaptasyon çok hızlı oldu. Backlog’da bizi bekleyen 200 işimiz yok. Önceliklendirmeler iş birimleri ile konuşularak hazırlanıyor. Dolayısıyla odaklı çalışabiliyoruz. Ani gelen problemler için bir buffer koyduk. Takım içerisinde iletişim muhteşem, hepimiz sonuç odaklıyız ve birbirimizin yetkinliklerine güvenimiz tam, dahası sürekli daha iyi bir seviyeye doğru çıkıyoruz.

Alp (test ekibinde) bize bu çevik yaklaşım bilinci çok hız kattı. Eskiden kullanıcıları test için çok beklerdik, şimdi süreci kullanıcı ile birlikte yürüttüğümüz için hata varsa da hemen çözüyoruz. İş birimleri de ekibe dahil, bir parçası gibi hissediyorlar. Üretilen çıktıları hemen deneyimliyorlar. Bu çok güzel.

Günseli P.O. iş birimleri daha önce yaptığımız işleri şeffaf bir şekilde görmediği için suçlayıcı davranırlardı. Yasal işleri hemen yapsak dahi diğer işleri beklerlerdi. Bu da söylenmeye neden olurdu. Şimdi ise iş birimleriyle güven tazeliyoruz, şeffaflığı arttırmak büyük şansımız oldu. 11 bekleyen eski işten sadece 2 si kaldı, talep eden birimlerle birlikte temizlik yaptık. İlişkileri derinleştirmek gerekiyor. Artık iş birimleri ile rutin görüşmeler yaprak önceliklendiriyoruz.  Taleplerini direk iletmek yerine birlikte konuşarak karar veriyoruz. İşlerini yapacağımız zaman bize kaynak ayırmalarını istiyoruz, böylece onların da uygunluklarına göre, o sprinte işi çekerek birlikte bitiriyoruz. Ya da iş çok büyükse anlamlı parçalara bölüyoruz ve birkaç sprintte tamamlıyoruz.

Esra: başta bu çalışmaya şüphemiz vardı, şimdi oraları atladık, iyi bir noktaya geldik. Size de çok teşekkür ederiz, bize yol gösterip, yöntemi öğrettiniz. Başta; review’lara iş birimlerinden çevik temsilcilerin katılması çok iyi oldu. Önceden talepler gelir beklerdi, planlama ve önceliklendirme çok iyi oldu, işleri daha hızlı akıtıyoruz. Sabit takımların kurulması da çok iyi oldu.

Osman: başlangıçta bizim bölümde çevik dönüşümü istemeyenler bile şimdi adapte oldu. İnsan doğası değişime direnç oluyor. Tamamen bu “scrum” çalışma yöntemini yeni olduğu için kabullenmek istemediler. Uygulamaya geçinde aslında hiç fena bir yöntem olmadığını daha planlı ve öngörülebilir, şeffaf bir çalışma şekli olduğunu kabul ettiler.

Yeşim: ben, başlangıçta da çevik çalışmaya inanıyordum. Takımda yaptık ve yararını herkes gördü ama sıra simdi çevik kültürü tüm kuruma yaygınlaştırmakta! bunu henüz gerçekleştiremedik. Büyük şeffaflık sağladı, bunu ben bile hayal etmemiştim.

P.O. acil, çok acil, bazen bakıyorsunuz o kadarda acil değil, sadece aceleciliklerinden böyle. Normalde kurum kültürünün değişmesi gerek, bu dönüşüm sağlanamazsa bozulmaya çok açık!

Evet biz dönüşüm ajanlarının en çok dikkat etmesi gereken şeye parmak basıyor bu görüşler. Çevik bakış açısını ve temel prensipleri tüm birimlere aktaramazsak çalışmalarımız eksik kalır. Şimdi bizde tüm gücümüzle diğer birimlere dokunmaya çalışıyoruz.

Sprint review’larda duyduğum, İş Birimi Geribildirimlerini de burada kısaca koymak istiyorum.

İyi niyetle ve sürece güvenerek iş birliği yapan, iş birimleri son derece destekleyici oldu. Problem ve geliştirmeler hep birlikte çalışılarak hızlı ve verimli bir şekilde kolaylıkla sonuçlandırıldı.

İş biriminden Ayten: İT birimindeki arkadaşlarımız sırasıyla işlerin nasıl yapıldığını bize anlatarak bilgilendirdiler, birlikte son kullanıcı testlerini yapıyoruz, böylece daha doğru sonuçlara hızlıca ulaşıyoruz.

Şeref: önceliklendirmeleri PO’larla birlikte yapıyoruz. Böylece en önemli işleri saptayıp bir sıraya koyuyoruz. Her şey çok şeffaf: eskiden neyi önce yapacaklarını ve neden böyle olduğunu bilmiyorduk. Şimdi ise sıralı bir iş listesi var ve işlerimizi takip edebiliyoruz.

Zeliha: bu yeni çalışma şeklinde 3 tarafın da (iş birimi, analizci, yazılımcıyı kastediyor) başından itibaren birlikte çalışması çok güzel oturdu. Anlık her şeyi birbirimize aktardık, programı bitirdiklerinde, aslında her şey birden tamamlanmış oluyor.

İlknur: beraber test yapmak harika oldu, aksayan yerlerde hemen düzeltmeleri yaptık ve hızlıca canlıya aldık.

Bu süreçte gördük ki eskiden birbirinden ayrı olarak çalışan iş birimleri ve BT ekipleri artık birbirlerine yaklaştılar, aradaki duvarlar yıkıldı, böylece her iki tarafta bilgi, tecrübe ve öngörülerini birbirlerine aktararak daha kaliteli ve tüm tarafların memnun olduğu işleri birlikte tamamladılar.

Bir yöneticinin gözlemi ise şöyle:

Departman içinde bile olan silolaşma, işin sadece bir parçasına, kendi sorumluluk kısmına odaklanarak “orayı” tamamlama yaklaşımı yerini, işin tamamına bakma, tümünü bitirerek işi teslim etme yaklaşımına bıraktı. Takımlar arasında iletişim ve işbirliği arttı. İş birimleri ve BT çalışanları birbirine daha çok yakınlaştı. Takımlar, işlerini kendileri planladıkları ve sprint içinde bitirme hedefi koydukları için verimlilik arttı. Değerli olan işin yapılması konusunda bilinçlendiler, etkililik arttı. İş birimlerinin işe en başında dahil olmaları nedeniyle memnuniyet artı. Yapılan ürünün kalitesi arttı. SM, PO, Agile Koç gibi rollerle çalışanların motivasyonu arttı. Takım olmanın verdiği güven, kendi kendini yönetme ve iş çekme inisiyatifi aslında tüm takımların motivasyonunu arttırdı.

Kıssadan hisse; bizim eğitimlerde anlattığımız çevik çalışmanın olumlu etkilerini, birlikte çalıştığımız takımların gerçekten deneyimlediğini görmek müthiş bir mutluluk. Bunu hep birlikte başardık. Yazının başında da söylediğim gibi, bir çevik koç olarak gerçekten çok emek koyarsın ama sonuçlar paha biçilmez, başarı ve gurur kaynağı olur.

Hep birlikte çeviklik kültürünü yaygınlaştırarak, insanların sürdürülebilir bir ritim ve ahenk içerisinde çalışmalarına katkıda bulunmaya devam…