Giuseppe De Simone Temmuz 3, 2023 Don’t Panic

Günümüz organizasyonları merkezi olmayan karar verme süreçlerinden yararlanmaktadır. Günümüzde organizasyonların daha esnek ve dayanıklı olabilmek için, bağımsız ve kendi kendini organize eden takımlar üzerine odaklanmaları ve bu tarz yapıları inşa etmeleri gerekir. Kendi kendine organizasyon bugün organizasyonlar için çok önemli bir yetenek gibi görünüyor. Fakat Kendi kendine organizasyon terimiyle ne demek istiyoruz?

Kendi Kendine Organize Olmak?

Kendi kendine organize olmanın takımlar özelinde farklı bir tanımı var gibi görünüyor olabilir. Aslında, farklı otorite seviyelerine sahip, çeşitli takım yapılarını belirtmek için sıklıkla kullanılan oldukça geniş bir terimdir.

Richard Hackman kitabı,  “Takım Yonetimi: Harika Performanslar İçin Sahne Hazırlama”da bize, takımın koşullarına ve sorumluluklarına bağlı olarak, kendi kendine organizasyonun dört seviyesini anlatan bir yetki matriksi sunar, bu dört seviye şöyledir:

• Yönetici Liderliğindeki Takımlar: yetki görev yürütme ile sınırlıdır Yöneticileri iş süreçlerini izlerken ve yönetirken, bağlamı tasarlar ve yönü belirler.
• Kendi Kendini Yöneten Takımlar:Üyeleri sadece görev yürütmekten değil, aynı zamanda ilerlemelerini ve süreçlerini izlemek ve yönetmek için de görevlendirir, örneğin veri toplamak, analiz etmek ve iyileştirme eylemlerini başlatmak.
• Kendi Kendini Tasarlayan Takımlar:Takımlarının yapısını değiştirebilcek yetkiye sahiplerdir, örneğin takım üyelerini kovup yerine yenilerini işe alabilirler.
•  Kendi Kendini İdame Ettiren Takımlar: Görevleri yerine getirmenin dört işlevinin hepsinden sorumludurlar, süreçleri izlemek, yönetmek, takımı tasarlamak ve yön belirlemek

Takımlar bağlamında kendi kendine organizasyon, farklı anlamları olabilecek bir şemsiye terim olarak düşünülebilir.

Kendi Kendine Organizasyon E-Learning Kursu

Takımlarınızı desteklemekte daha efektif ve başarılı olun, organizasyonunuzun daha işbirlikçi ve üretken olmasını sağlayın.

€79.00 (excl. VAT)

Göz atın

Kendi Kendine Organizasyon Örnekleri

Hackman tarafından tanımlanan farklı kendi kendine organizasyon seviyelerinin her biri için takım örnekleri verebiliriz:

• Yönetici Liderliğindeki Takımlar Hiyerarşik bir yapıya ve kültüre sahip organizasyonlarda tipik takım yapısı. Ayrıca, proje yöneticisinin veya uzman mimarın görev atamaktan ve ilerlemeyi izlemekten sorumlu olduğu geleneksel projelerde çalışmak için en doğal yaklaşım olabilir, bu düzende takım üyeleri sadece belirlenen görevleri yürütmekten ve sonucu geri bildirmekten sorumludur.
• Kendi Kendini Yöneten Takımlar Bu seviyenin tipik bir örneği, Scrum takımlarıdır. Scrum Kılavuzu, Scrum takımlarının “kendi kendini yöneten” takımlar olduğunu belirtir, “yani kimin neyi, ne zaman ve nasıl yapacağına içsel olarak karar verirler.” Scrum, takımların kendi kendini yönetmesine yardımcı olan bir çerçevedir.
• Kendi Kendini Tasarlayan Takımlar. Basit bir örnek: Eğer okul sporları sırasında takım seçmek zorunda kaldıysanız veya bir takım tarafından seçildiyseniz, kendi kendini tasarlayan bir takımın parçası olmuşsunuzdur.
• Kendi Kendini İdame Ettiren Takımlar (Self Governing) Örnekler kurumsal yönetim kurulları veya erken aşamadaki startup şirketleridir.

Kendi Kendini Organize Eden Takımlardan  Ortaya Ne Çıkar?

Kendi kendine organizasyon, üretken Çevik takımlar için kritik öneme sahiptir. Tüm Çevik Manifesto, on iki ilkesinde kendi kendine organizasyonu teşvik eder, kendi kendini organize eden takımların, doğru beceri ve desteğe sahip motive olmuş bireylerin en iyi sonuçları verdiğini vurgular. Özellikle, 11. ilke açıkça şunu belirtir: “En iyi yapılar, gereksinimler ve tasarımlar kendi kendini organize eden takımlardan ortaya çıkar”.

Bu Neden Bizim İçin Doğru ve Alakalı?

İlk olarak, yeni ürün geliştirme doğası gereği işbirlikçi bir oyundur: Bir teslim süresi içinde bir kişi tarafından çözülebilecek karmaşık bir müşteri sorunu yoktur, modern iş ihtiyaçları ile uyumludur.

İkincisi, organizasyonlar normalde insanlara iş tahsis etme konusunda çok yönlü zorluklarla karşılaşırlar

• Belirli bir projeye uyan yetkinliklere sahip insanları bulmak
• Bu projede çalışmak için müsait kişileri bulmak
• Belirli bir proje üzerinde çalışmaya istekli insanları bulmak

Şimdi en iyi olasılık şu olurdu: Doğru yetkinliklere sahip, o sırada müsait olan ve projeyi üstlenmeye istekli makul sayıda insan.

Bu seneryo normalde karşılaşması çok zor, neredeyse imkansız! Genellikle mevcut en iyi ikinci seçenek, o anda müsait olanları bir araya getirmektir ve  doğru uzmanlığa sahip biri takıma katılana kadar çok kötü sonuçlar almayacağımızı ummaktır.

Eminim bu size tanıdık geliyordur, eğer aynı dünyada yaşıyorsak! Yaratıcı ve karmaşık işlerle başa çıkan tüm organizasyonlarda zorlukları çözmek için geleneksel yaklaşımları uygulamaya çalıştığımızda, sonuç aynı paterni takip etme eğilimindedir.

İşi Yapacak Doğru İnsanları Nasıl Bulabilirim?

Ampirik kanıtlar, on yıllar boyunca, farklı bir paradigmayı benimsemezsek, yukarıdaki zorlukların çözülemeyeceğini göstermiştir. Bunu Çevik manifestonun ilkelerini kullanarak yapmanın birkaç yolu vardır:

• Yaratılan değer akışını anlayın ve ortak bir hedef ve işin yapılması için gereken tüm yetkinliklerle değer akışı etrafında istikrarlı,% 100 odaklanmış, kendi kendini organize eden takımlar kurun.
• İnsanları işe tahsis etmek yerine takımların kendi başlarına yapılacak işleri çekmelerinin sağlayın, bu görevlendirmeyi oldukça kolaylaştıracaktır
• İnsanları meşgul etmeye odaklanmak yerine en önemli şeyi mümkün olduğunca çabuk çıkarmaya odaklanın.
• İşin bütünsel görünümünü takım düzeyinde tutun: tek bir kişinin etkili bir şekilde ele alması için çok fazla bilgi gerekir. Carol Dweck, Mindset adlı kitabında şu kavramdan bahseder: Biri her şeyi öğrenen ve diğeri her şeyi bilen iki kişiyi alırsanız, her şeyi öğrenen uzun vadede her zaman her şeyi bilenleri gölgede bırakacaktır.

Ayrıca Microsoft CEO’su Satya Nadella’nın 2022’deki bir röportajında şirket kültürünü elden geçirme çabası hakkında neler söylediğine de bakın.

• Daha fazla şey yapabilen çok yetenekli profesyoneller yetiştirin, böylece gerekli tüm yetkinliklere sahip daha küçük takımlarla çalışmak mümkündür. Bu kısmen takımlardaki sinerjilerle başarılabilir, ancak aynı zamanda uzmanlara, başkalarına öğretmek için zaman verir.

Kendi Kendini Organize Eden Bir Takım Nasıl Oluşturulur?

Genel olarak konuşursak, kendi kendine organizasyon, başlangıçta düzensiz bir sistemin parçaları arasındaki yerel etkileşimlerden kaynaklanan bir tür genel düzenin ortaya çıktığı bir süreç olarak tanımlanabilir. Kendi kendine organizasyon birçok fiziksel, kimyasal veya biyolojik sistemde gerçekleşir. Örnekleri arasında kristalleşme, hayvan sürüleri veya büyük şehirlerdeki trafik sayılabilir.

Yeterli enerji mevcut olduğunda süreç kendiliğinden gelişebilir.

Bu, bahsettiğimiz bağlam için geçerli değildir. Gerçek bir takım ancak belirli bir hedefe veya misyona sahip olduklarında var olurlar. Belirli bir ortak hedefe doğru kendi kendine organizasyon spontane gelişen bir süreç değildir. Bir grup insanı bir odaya koyup, kapıyı kapatıp, kendi kendini organize etmelerini bekleyemezsiniz. Birçok şirket ve çalışan hala işyerindeki hiyerarşik yapılara alışkındır ve bu yapılardan çevikliğe geçişi kafa karıştırıcı bulabilirler.

Bir takımın başarılı olmasına yardımcı olmak için, yolculuklarından önce ve yolculuk boyunca eğitim ve koçluk fırsatları sağlamak önemlidir.

Kendi Kendine Organizasyon Devamlı Bir Süreçtir

Kendi kendini organize eden bir takım olmak bir gecede gerçekleşmez. Ya da kendi kendine organizasyon bir kez gerçekleşen ve sonsuza dek böyle kalan bir şey değildir. Hatta, bir takımın kendi kendine organizasyon süreci hiç bir zaman bitmez.  Kendilerini sürekli olarak değişen taleplere ve isteklere cevap verecek şekilde yeniden organize etmek zorundalar. Başka bir deyişle, kendi kendine organizasyon devam eden bir süreçtir.

Kendi Kendini Organize Eden Takımlar Liderlik Anlayışında Değişimleri Gerektirir

Kendi kendini organize eden takımların hem ihtiyaç duyduğumuz hem de istediğimiz bir şey olduğu konusunda hemfikirsek, sonuçta ortaya çıkan zorluk, bu kendi kendine organizasyonun gerçekleşmesini sağlamak için ne tür yeni liderlik becerilerine gerek duyulduğunu ve iyi liderlerin nasıl bu becerilere sahip olabileceğini keşfetmektir.

Etkili kendi kendini organize eden takımlar oluşturmak ve neler gerektiğini anlamak için üyelerin, bir takımda daha önce deneyime sahip, son derece etkili ve destekleyici, takım çalışmasını öğreten harika bir koçla, çalışmaları yardımcı olabilir. Bunun profesyonel bir takım olması gerekmez – hatta bir çocukluk spor takımı bile olabilir. Geçmişte hiç büyük bir takımda yer almadıysanız, takımın gerekli kasları inşa etmesini gösterebilecek, akıl hocalığı yapabilecek ve fasilite edebilecek bir koç arayın.

Kendi Kendine Organizasyonu Teşvik Etmek için CDE Modeli

Kendi kendini organize eden bir takım olarak başarılı bir şekilde nasıl oluşturulacağı ve başarılı kalınacağı konusunda sihirli bir değnek yoktur. Ancak bize rehberlik etmesi için modeller var. Unutmayın: tüm modeller eksiktir, ancak bazıları yararlıdır. Kendi kendini organize eden takımların koşullarını tanımlamak için yararlı bir model, karmaşıklık biliminin insan ve organizasyonel sistemlere uygulanmasında öncü Glenda Eoyang’ın CDE modelidir,

CDE Modeli, kendi kendini organize eden takımların hızını ve yönünü etkileyebilecek üç sistem kaldıracını açıklar.

Container (Çerçeve)

Kendi kendine düzenleme, takım tarafından görülebilmesi gereken bir çerçevenin içinde gerçekleşir. Bir futbol takımı düşünün. Takım açıkça işaretlenmiş bir alanda oynar, böylece oyuncular sahanın nerede başladığını ve nerede bittiğini bilirler. Oyun için açık kurallar vardır ve oyuncular, antrenörler ve hakemler de dahil olmak üzere herkes bu kuralları bilir. Oyun kuralları belirsizse veya alan açıkça işaretlenmemişse, başımız belada demektir. Oyuncular sahanın nerede başladığını ve nerede bittiğini göremezse, ya güvenli oynarlar ya da aşırı iyimser oynarlar. İki seçenek de bizim için iyi değil.

Kurallar ve saha çizgileri açıkça uygulandığında, yüksek performanslı takımlar manevra için mevcut alanın kullanımını en üst düzeye çıkarabilir. Başarılı takımların, kendi kısıtlamaları içinde sahip oldukları özgürlüğü ve enlemi fark etmelerine yardımcı olan kolaylaştırıcılar veya koçlar vardır. Scrumda bu yardımcı rolünü Scrum Master alır.

Differences (Farklılıklar)

Farklılıklar, gerginliği tutan ve bir takımdaki kararlar ve eylemler üzerinde en büyük etkiye sahip olan önemli ayrımlardır. Örneğin, takımın gerekli tüm bilgi, beceri ve yeteneklere sahip olması gerekir; Mevcut yeteneklerinin ve hangi yetenekleri geliştirmeleri gerektiğinin farkında olmaları gerekir. Bu farkındalık, takım oluşturma ve retrospektifler yoluyla teşvik edilir, ve takımın her birinin paylaşılan hedefe ulaşmak için nasıl gidileceğini görmesine yardımcı olur.

Exchanges (Değişimler)

Değişimler, sistemdeki bilgi, enerji ve diğer kaynakların hareketini sağlayan bağlantılardır. Takım için destekleyici bir ortam olması gerekiyor. Çevik Manifesto’nun beşinci ilkesinde belirtildiği gibi: “Motive olmuş bireyler etrafında projeler oluşturun. Onlara ihtiyaç duydukları ortamı ve desteği verin ve işi yapmaları için onlara güvenin.” Çevik liderliğin özü budur: insanları motive etmek, desteklemek ve güvenmek. Destekleyici olmayan bir ortamda kendi kendine organizasyonu desteklemek ve çeviklik oluşturmak çok iyi sonuç vermeyecektir. Bu her zamanki gibi sıradan bir şey değil; daha iyi bir yere doğru bir yolculuktur. Bu yolculuk sırasında kontrol ederek ve adapte olarak uyum sağlamalısınız, başarılı olmak için güvenli (safe-to-fail) deneyler denemeli ve organizasyonunuzun nasıl organize edildiğini düşünmelisiniz. Takımınıza destekleyici bir ortam oluşturun ve onlara biraz güven verin, insanların nasıl büyüdüğünü ve sorumluluk aldığını görünce şaşıracaksınız.

Kendi Kendini Organize Eden Takımların Özellikleri 

Hackman tarafından tanımlanan farklı kendi kendine organizayson düzeyleri arasındaki tüm yapısal farklılıklara rağmen, tüm kendi kendini organize eden takımlar birkaç ortak özelliği paylaşır.

Kendi kendine organizayson, dağıtılmış kontrol, sürekli adaptasyon, ortaya çıkan yapı, geri bildirim, dayanıklılık ve esneklik ile karakterizedir.

Francis Heylighen’e göre, tüm kendi kendini organize eden sistemler aşağıdakilerle karakterize edilir:

• Dağıtılmış kontrol ve karar verme
• Değişen bir ortama sürekli adaptasyon
• Etkileşimden ortaya çıkan yapılar
• Geri bildirim, hem olumlu hem de olumsuz
• Sürekli öğrenmenin bir sonucu olarak dayanıklılık ve esneklik.

Ancak kendi kendine organizasyon sadece takımla ilgili değildir. Her takım üyesi kendi kendini organize etmeli ve ne yapacağını ve nasıl yapacağını belirlemelidir. Takımdaki herkes günlük olarak takımın geri kalanıyla koordine olmak zorundadır.

Kendi Kendini Organize Eden Takımların Faydaları

Genel olarak konuşursak, etkili kendi kendini organize eden takımlar önemli faydalar sağlar. Bunlar şunları içerir:

• Daha fazla inovasyon;
• Çalışan özerkliği;
• Takım arkadaşları arasında daha güçlü ilişkiler;
• Organişzasyonel hedeflerlerle aynı doğrultuda olmak.

Bununla birlikte, küresel zorlukların, değişken piyasaların ve katlanarak daha hızlı değişimlerin olduğu bir çağda, birkaç yöneticinin gerekli tüm kararları doğru zamanda alabilme yeteneğine güvenmek imkansızdır. Bu bağlamda, ortak bir hedefe sahip kendi kendini organize eden takımların aslında tek mantıklı seçenek olduğunu iddia ediyorum. İnsanları birden fazla projede görevlendirmek, etkinliklerini ve üretkenliklerini azaltır, ve sürekli konu ve iş değiştirme insanların zaman kaybetmesine neden olur ve IQ’yu% 20’ye kadar azaltabilen stress seviyelerine sebep olabilir.

Ürün geliştirme, birden fazla varlığın birbirini öngörülemeyen şekillerde etkilediği karmaşık bir ortamda tanımlanmamış sınırları ve çoklu olası çözümleri olan yeni problemleri çözmekle ilgilidir.

Örneğin:

• Müşterinin istekleri giderek daha da belirsiz bir hale geliyor: Ne istediklerini bilmiyorlar
• Problemler çok zor: Önceden belirlenmiş bir cevap veya çözüm yok
• Piyasa daha değişken bir hale geliyor: Şirketlerde esneklik gerektiren yeni ve beklenmedik ihtiyaçlar ortaya çıkmaktadır
• Birçok meslekteki bilgi alanı o kadar büyüyor ki, tek bir kişinin hepsini bilmesi imkansız bir hale geliyor.

Açıkçası, dağıtılmış kontrol ve karar verme, sürekli adaptasyon ve öğrenme yeteneğine sahip, çeşitli, esnek, tamamen odaklanmış kendi kendini organize eden takımlar, böyle bir ortamda daha etkili hareket edebilir.

Kendi Kendini Organize Eden Takımların Zorlukları

Peki takımlarınız kendi kendini organize etmezse ne yaparsınız? Ya daha fazla sorumluluk kabul etmezlerse? Yönetici liderliğindeki bir takımdan kendi kendini yöneten bir takıma giden yol engebeli olabilir. İşte en sık karşılaşabileceğiniz, gözlemlenebilir zorluklardan bazıları.

İnsanlara ne yapmaları gerektiğinin söylenmesine alışkındır!

Bir çok organizasyon, bir yöneticinin bir uzman ve otorite olarak hareket ettiği ve algılandığı hiyerarşik bir emir komuta zincirini benimseme geçmişine sahiptir. Bu organizasyonlarda insanlar ne yapmaları gerektiğinin söylenmesine alışırlar, çünkü direktifleri takip ettikleri zaman ödüllendirildiler. Bir gün müdür içeri girer ve şöyle derse, “Artık çevik çalışıyoruz, bu yüzden kendi kendinizi organize ediyorsunuz ve en uygun olduğunu düşündüğün şeyi yapmak için yetkilendirildiniz” insanlar birbirine bakıp ne yaşandığını bile anlamayabilir, hatta içlerinden bazıları “Sadece bize nasıl yapılacağını söyle ve biz de yapalım” diye düşünüyor bile olabilir.

Hiyerarşik bir emir komuta zincirinden özerkliğe ve kendi kendine organizasyona geçiş, bir gecede insanlara dayatılamaz. Bireylerin ve takımların, liderliğe ve çevreye adım adım uyum sağlayarak, daha özerk ve çevik olmaları için zaman içinde düzgün bir şekilde yönlendirilmeleri gerekir.

Arketip Assessment’ı insanların ne düşündüğünü ortaya çıkarmak ve her bir kişiyi daha özerk olma ve daha fazla katkıda bulunma konusunda desteklemek için yararlı bir araç olabilir.

İnsanlar İşbirliği Yapmıyor!

İnsanların işbirliği yapmamalarının farklı sebepleri olabilir,

• Başkalarının yeterliliğine veya bağlılığına güven eksikliği vardır
• Çatışmaları yönetme becerilerinin bulunmaması nedeniyle çatışma korkusu vardır.

Bu takım içi faktörlerin yanı sıra, işbirliğini engelleyebilecek bazı dış faktörler de vardır. Aslında birçok organizasyon, kendi kendini organize eden takımların oluşumunu zayıflatacak veya hatta engelleyecek şekilde kurulmuştur. Bazı faktörler şunlardır:

• Derin uzmanlık: Dar bir alandaki uzmanlar, başkalarına yardım ettikleri için ödüllendirilmezler ve başkalarıyla işbirliği yapmak yerine uzmanlık alanlarına odaklanma eğilimindedirler. Bu, karmaşık sorunları çözebilecek çapraz işlevsel, kendi kendini organize eden takımlar oluşturmaya aykırıdır.
• Bireysel teşvikler: Kişisel bonus planları, insanların takım sonuçlarına odaklanmak yerine kendi çıkarları için çalışmalarını sağlar.
• Proje Bazlı Takımlar: Her projeden sonra takımları dağıtmak ve yeniden birleştirmek, bir takımın ilişkiler kurmak ve gerçekten işbirliği yapmak için zaman ve çaba harcamasına sebep olur.

İnsanlar Kolektif Olarak Karar Verirken Kendilerini Rahat Hissetmiyorlar

İnsanların bireysel olarak karar vermeyi veya kararları başkasına devretmeyi tercih etmelerinin farklı nedenleri olabilir:

• Ortak bir amaç için sahiplenme eksikliği veya sorunları çözme yetkisinin olmaması, insanların kararlara katılımını negatif olarak etkileyebilir.
• Boşa Harcanan Vakit Hissiyatı: Toplu olarak karar vermek, özellikle takım etkili karar vermeyi sağlamak için uygun beceri ve uygulamalardan yoksunsa zaman alabilir. Bu nedenle, birisine takım adına karar verme yetkisi vermeyi tercih edebilirler çünkü daha verimli olduğunu düşünebilirler.

Bu takım içi faktörlerin yanı sıra, kollektif bir karar verme yaklaşımına zarar verebilecek bazı dış faktörler de vardır:

• Kahramanlığa olan inanç, yöneticiler insanları sürekli daha uzun süre çalıştıkları, mevcut süreçleri atladıkları veya gizliden gizliye iş yaptıkları için ödüllendirdiklerinde gerçekleşir.Bu, bireysel kararların ve eylemlerin işbirliğinden ziyade çok değerli olduğu mesajını gönderir.
• Şeffaflık eksikliği, insanların iyi kararlar almasını engeller.

İnsanlar birbirlerine Geri Bildirim Vermeyi Sevmezler

Yukarıda tartıştığımız gibi, Francis Heylighen’e göre, hem olumlu hem de olumsuz geri bildirim, kendi kendini organize eden sistemlerin temel bir niteliğidir.

Geri bildirimin belirli bir grupta bireysel ve kolektif gelişim için bir araç olarak nadiren kullanılmasının veya hiç kullanılmamasının farklı nedenleri olabilir:

• Takımın sonuçları yerine kendi performansımıza odaklanmak: Bireyler kişisel başarıya odaklandıklarında, geri bildirim vermek ve almak işe yaramaz ve hatta zararlı olarak görülür.
• Yetenek ve bilgi eksikliği: Her zaman aldığımız geri bildirimi Kabul etmek kolay olmayabilir. Geri bildirim almaya alışkın olmadığınızda, özellikle iyileştirme önerisinden ziyade kişiliğinizin bir eleştirisi olarak yorumlandığında kendinizi rahatsız hissetmenize neden olabilir.Bu, geri bildirimden kaçınmamıza veya kabul etmememize neden olabilir.